De belangrijkste regels bij ziekteverzuim voor werkgevers

Voor werkgevers is kennis van de belangrijkste regels bij ziekteverzuim een must, om twee redenen: de Wet verbetering poortwachter verplicht u een nauwgezet stappenplan te volgen, en ziekteverzuim kost u veel geld. Een zieke werknemer kost u tot 400 euro per dag. Een goed begrip van de belangrijkste regels bij ziekteverzuim helpt u als werkgever dus om aan wettelijke vereisten te voldoen en de continuïteit van uw onderneming veilig te stellen. Met een goed begrip en inzicht in de regels voor ziekteverzuim kunt u de gezondheid en productiviteit van uw medewerkers verbeteren. In tijden van arbeidstekorten is dat extra belangrijk. In deze blog bespreken we de belangrijkste regels rondom ziekteverzuim die u als werkgever of HR-professional moet kennen en toepassen.

Naleving van de Wet verbetering poortwachter

Een van de fundamentele regelingen voor werkgevers is de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Deze wet legt strikte verplichtingen op om langdurig ziekteverzuim te voorkomen. Werkgevers moeten een adequaat re-integratietraject opstellen en tijdig rapporteren aan het UWV om boetes en juridische complicaties te voorkomen. 

De Wet verbetering poortwachter heeft als hoofddoel om zieke werknemers zo snel als mogelijk weer te laten terugkeren naar hun werk en als dat niet meer kan, naar ander werk.  De Wvp zet daarom in op:

• samenwerking tussen werkgever en werknemer bijgestaan door de arbodienst of bedrijfsarts.
• snel en effectief ingrijpen.

Wvp: de belangrijkste regels bij ziekteverzuim voor werkgevers

De Wvp geeft een routekaart die gebruikt dient te worden vanaf de eerste dag van het ziekteverzuim. De stappen zijn helder en zijn voor zowel werknemers als werkgevers een houvast bij het bepalen van het succes van de beoogde re-integratie. De stappen die de Wvp voorschrijft zijn: 

Week 1: meldplicht zieke werknemer

• Zieke werknemer moet zich ziek melden bij de werkgever.
• Werkgevers moeten zieke werknemers binnen 1 week aanmelden bij bedrijfsarts of de arbodienst.

Week 6: probleemanalyse

In week 6 nodigt de arbodienst of de bedrijfsarts uw zieke werknemer uit voor een probleemanalyse. In het gesprek wordt nagegaan:

• in hoeverre uw werknemer nog in staat is werkzaamheden te verrichten;
• wat de specifieke beperkingen zijn om weer aan het werk te gaan;
• welke vorderingen er zijn in de gezondheid van uw werknemer.

Op basis van de resultaten van het gesprek wordt een re-integratieadvies opgesteld door de bedrijfsarts. 

• Als blijkt dat de werknemer niet meer kan re-integreren kan hij of zij een vervroegde aanvraag doen voor een WIA-uitkering.

Week 8: Plan van Aanpak

Plan van aanpak bevat: 

• afspraken over wat de zieke werknemer nog kan ondanks de ziekte of handicap;
• re-integratiemogelijkheden binnen de eigen onderneming, het eerste spoor;
• re-integratiemogelijkheden buiten de eigen onderneming, tweede spoor;
• elke 6 weken evaluatie van de afspraken.

Week 42: Ziekmelding bij het UWV door werkgever

Als uw zieke werknemer ondanks alle inspanningen na 41 weken nog niet gereïntegreerd is, dan moet u hem of haar uiterlijk op de eerste werkdag van week 42 bij het UWV aanmelden.

Week 52: Eerstejaarsevaluatie

Na een jaar moet u de stand van zaken opmaken. Uw zieke werknemer is nog steeds niet hersteld en nog niet volledig gereïntegreerd. Tijd voor de Eerstejaarsevaluatie: 

• Evaluatie van re-integratieactiviteiten. 
• Wat is er goed gegaan?
• Wat moet bijgesteld worden in het plan?
• Eerstejaarsevaluatieformulier samen met werknemer invullen. Dit formulier is een onderdeel van het Re-integratieverslag. 
• Re-integratieverslag bijhouden vanaf dag 1 is belangrijk ivm toetsing van de vorderingen door het UWV.

Week 87: WIA aanvraag

Als uw werknemer ziek blijft en ondanks alle inspanningen en afspraken na 86 weken nog niet is hersteld en nog niet geheel gereïntegreerd is dan: 

• krijgt hij of zij een brief van het UWV voor de aanvraag van een WIA-uitkering;
• moet de WIA-aanvraag uiterlijk in week 91 ingediend zijn;
• laat het UWV de beslissing afhangen van het re-integratieverslag waar u verantwoordelijk voor bent;
• moet uw zieke werknemer een WIA-keuring ondergaan, uitgevoerd door de verzekeringsarts en arbeidsdeskundige van het UWV.

Week 91: Eindevaluatie bij ziekteverzuim 

In week 91 vult u samen met uw zieke werknemer het formulier “Eindevaluatie Plan van Aanpak” in. Het invullen van dit formulier is verplicht en is een onderdeel van het re-integratieverslag. Samen met uw zieke werknemer kunt u door middel van het invullen van het formulier een duidelijk beeld krijgen over hoe u en uw zieke werknemer hebben gewerkt aan de re-integratie. Met het invullen van het formulier beschrijft u de vorderingen van de re-integratie van uw zieke werknemer op het moment dat uw werknemer een WIA-uitkering aanvraagt. Hiervoor is ook een actueel oordeel nodig van de arbodienst of bedrijfsarts.

Week 93: uiterste termijn WIA aanvraag

De uiterste termijn voor de WIA-aanvraag is  week 93. Als uw werknemer de WIA-aanvraag heeft opgestuurd naar het UWV heeft u nog een dag om het re-integratieverslag naar het UWV te verzenden. Het re-integratieverslag bevat:

• probleemanalyse en eventuele bijstellingen;
• Plan van Aanpak;
• Eerstejaars Evaluatie;
• Actueel oordeel bedrijfsarts of arbodienst;
• Eindevaluatie. 

Week 104: WIA-uitkering

Na 104 weken ziekte ontvangt uw zieke werknemer een WIA-uitkering van het UWV. Het is belangrijk dat uw werknemer op tijd de WIA-aanvraag doet. Gebruikelijk is dat een zieke werknemer na 104 weken ziekteverzuim wordt ontslagen. Het UWV kan wel roet in het eten gooien door een loonsanctie op te leggen als:

• u de documenten van het re-integratieverslag niet of te laat heeft ingestuurd;
• u volgens het UWV niet genoeg heeft gedaan aan de re-integratie van uw werknemer.

Loondoorbetaling bij ziekte

Volgens de wet hebben uw werknemers recht op loondoorbetaling bij ziekte. Werkgevers zijn verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen gedurende het eerste jaar. Aanvullen tot het niveau van het minimumloon is verplicht. Het is van essentieel belang om deze regeling correct toe te passen en eventuele cao-afspraken hierbij in acht te nemen. Zieke werknemers krijgen in het eerste jaar altijd 100% loon doorbetaald als zij ziek zijn vanwege:

• zwangerschap;
• bevalling;
• orgaandonatie.

Rol van de bedrijfsarts

Een bedrijfsarts speelt een belangrijke rol bij ziekteverzuim. Deze professional beoordeelt de arbeidsongeschiktheid van werknemers en adviseert over re-integratiemogelijkheden. Het is van belang om nauw samen te werken met de bedrijfsarts en zijn of haar adviezen serieus te nemen voor een effectieve aanpak van ziekteverzuim.

Conclusie

Het is van groot belang voor u als werkgever om de belangrijkste regels omtrent ziekteverzuim, met name de Wet verbetering poortwachter, goed te kennen en toe te passen. Deze wet biedt niet alleen een wettelijk kader, maar ook praktische richtlijnen om langdurig ziekteverzuim effectief aan te pakken en de re-integratie van zieke werknemers te bevorderen.

Door de stappen van de Wet verbetering poortwachter nauwgezet te volgen en samen te werken met uw arbodienst of bedrijfsarts, kunt u niet alleen voldoen aan uw verplichtingen, maar ook de gezondheid en productiviteit van uw medewerkers bevorderen. Dit helpt u niet alleen om kosten te beheersen, maar ook om juridische complicaties te voorkomen en de continuïteit van uw bedrijf te waarborgen.

Blijf dus goed geïnformeerd en neem deze regels serieus, zodat u op een effectieve manier het ziekteverzuim kunt tegengaan en uw organisatie op lange termijn kunt versterken.

Take aways

• Volg het stappenplan van de Wet verbetering poortwachter om langdurig ziekteverzuim te voorkomen. Dit omvat het starten van een re-integratietraject en tijdige rapportage aan het UWV.
• Werk nauw samen met de Arbodienst of bedrijfsarts om de re-integratie van zieke werknemers effectief te begeleiden en te documenteren.
• Door de regels correct toe te passen, kunt u boetes en juridische complicaties vermijden, evenals onnodige kosten voor uw bedrijf.
• Een goed begrip van de regels voor ziekteverzuim helpt niet alleen om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om de gezondheid en productiviteit van uw team te verbeteren.