Effectief aanspreken van werknemers bij ziekteverzuim

Effectief aanspreken van werknemers bij ziekteverzuim vereist betrokkenheid bij de zieke werknemer maar ook een correcte houding en gedrag.  Ziekteverzuim is vaak een uitdagend vraagstuk binnen veel organisaties en bedrijven, met een directe invloed op productiviteit en werknemerswelzijn. De manier waarop u als werkgever met ziekteverzuim omgaat, is vaak bepalend voor het herstel en de betrokkenheid van werknemers. In deze blog bespreken we effectieve strategieën om werknemers aan te spreken bij ziekteverzuim, gebaseerd op recent onderzoek en praktijkervaring.

Aandacht voor gedrag en betrokkenheid

Een belangrijke verschuiving in de aanpak van ziekteverzuim is de focus op gedrag en betrokkenheid van werknemers. Waar vroeger alleen aandacht was voor de oorzaak van het verzuim gaat het er nu steeds meer om hoe werkgevers en werknemers samenwerken aan oplossingen. Een voorbeeld hiervan is het bespreken van werkdruk: in plaats van het probleem te ontkennen, kunt u actief meedenken over aanpassingen in taken of werkschema's om de werkdruk te verlichten. In het algemeen is het belangrijk te streven naar een volwassen arbeidsrelatie. Werkgevers, leidinggevenden en werknemers hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een goed arbobeleid. U mag van elkaar een proactieve en positieve en zakelijke houding verwachten, ook bij lastige onderwerpen als ziekteverzuim. Bij ziekteverzuim bent u als werkgever eindverantwoordelijke en zult u moeten kijken naar:

• het probleem(ziekteverzuim);
• gedrag(van zowel werknemer als leidinggevende);
• energie(opbouwend of negatief en afbrekend).

Tijdens het effectief aanspreken van werknemers bij ziekteverzuim moet u zich dus bewust zijn van zowel uw opstelling als die van uw zieke werknemer. 

• Wat straalt u uit? 
• Bent u meelevend of meer dwingend in uw gedrag?  
• Als u druk uitoefent dan is de kans groter dat u te maken zult krijgen met weerstand van uw zieke werknemer. Hierdoor is het bijna onvermijdelijk dat de schuldvraag centraal komt te staan.

Weerstand en schuldvraag bij aanspreken werknemers

Werknemers kunnen weerstand bieden bij het bespreken van ziekteverzuim. Het vermijden van de schuldvraag en het samen zoeken naar oplossingen levert u meer op is de ervaring.  Bijvoorbeeld, als een werknemer aangeeft dat te veel stress op de werkvloer de oorzaak is van zijn ziekteverzuim, dan kunt u beter samen kijken naar mogelijkheden om aanpassingen door te voeren in de werkzaamheden of de werkomgeving, in plaats van de schuld bij de werknemer te leggen.

Concrete tips voor effectieve gesprekken

Effectieve gesprekken over ziekteverzuim vereisen een constructieve benadering. Enkele praktische tips zijn:

• Zorg voor positiviteit tijdens het gesprek: U krijgt  terug wat u uitstraalt, blijf ontspannen tijdens het gesprek.
• Erken de problemen die tot het ziekteverzuim hebben geleid en richt u op wat de zieke werknemer nog wel kan.
• Vermijd medische details, u mag uw werknemer daar niet naar vragen en de medische kant van het ziekteverzuim is de verantwoordelijkheid van de arbodienst of de bedrijfsarts. ​
• Geef ruimte aan uw zieke werknemer als deze zijn gevoelens wil uiten. Door goed te luisteren begrijpt u eerder wat er speelt. Is bijvoorbeeld een verstoorde verhouding tussen leidinggevende en de werknemer reden voor het ziekteverzuim? Of is het gewoon de werkdruk die veroorzaakt wordt door een tekort aan personeel zoals de laatste jaren vaker gebeurt?
• Door mee te leven laat u zien aan uw werknemer dat u hem en zijn zorgen serieus neemt. Dit kan al het begin van een sneller herstel inluiden.

Actieve betrokkenheid van de werknemer

Stimuleer actieve betrokkenheid van de werknemer bij het vinden van oplossingen. Benut zijn kennis en sterke punten bij het stellen van doelen. Dit sluit aan bij de uitgangspunten van de Wet verbetering poortwachter (Wvp) die de focus legt op wat werknemers nog wel kunnen ondanks hun arbeidsongeschiktheid.

Plan van Aanpak 

Maak duidelijke afspraken gericht op resultaat en herstel en vermeldt deze in het Plan van Aanpak (PvA). Het opstellen van een PvA is een verplichting die de Wvp u oplegt. Stel uw zieke werknemer is tijdelijk niet in staat te werken vanwege rugklachten. U stelt samen met de bedrijfsarts en de werknemer een Plan van Aanpak op. In dit PvA worden concrete doelen en acties vastgelegd. Bijvoorbeeld, de werknemer gaat gedurende de eerste twee weken fysiotherapie volgen om het herstel te bevorderen. U zorgt voor ergonomische aanpassingen aan de werkplek zodra de werknemer terugkeert. Regelmatige evaluaties worden ingepland waarbij u en uw werknemer bespreken hoe het herstel verloopt en of aanpassingen aan het PvA nodig zijn. Als de situatie van de werknemer verandert (bijvoorbeeld een langere hersteltijd), past u in overleg met de bedrijfsarts en de werknemer het PvA aan om op realistische wijze zijn of haar herstel te bevorderen en de werkhervatting mogelijk te maken.

Schuldvraag

• Kijk vooruit en vermijd de schuldvraag: Neem uw zieke werknemer mee in uw gezamenlijke doel, namelijk hem of haar weer zo snel mogelijk aan het werk krijgen. 
• Probeer niet veroordelend te zijn en leg uit waarom u contact opneemt en dat dat is vanuit zorg voor de zieke werknemer. 

Effectief aanspreken uit zorg voor de werknemer 

Stel dat uw werknemer zich ziek heeft gemeld vanwege mentale gezondheidsproblemen, zoals burn-outklachten. U neemt contact op om een plan te bespreken dat het herstel bevordert en de terugkeer naar het werk mogelijk maakt. Tijdens het gesprek legt u uit dat het doel van het contact is om samen te werken aan een succesvolle re-integratie.

U kunt bijvoorbeeld zeggen: “ik begrijp dat dit een uitdagende tijd voor u is, en ik wil u laten weten dat we er alles aan willen doen om u te ondersteunen bij het herstel en terugkeer naar uw werk. Laten we samen kijken naar hoe we dit kunnen aanpakken en welke stappen we kunnen zetten om ervoor te zorgen dat u zich weer goed voelt en kunt terugkeren naar uw taken op het werk."

U zult wellicht meerdere gesprekken moeten voeren waarin u de werknemer moet motiveren om mee te denken en zelf goede oplossingen voor te stellen.

Uitstel vertraagd het herstel 

Afwachten tot na zes weken de bedrijfsarts een probleemanalyse maakt betekent vaak dat het herstel en re-integratie van uw zieke werknemer worden uitgesteld. Beter is om proactief samen na de tweede week het gesprek te voeren over wat zowel u als de werknemer kunnen doen om het herstel en de re-integratie te bevorderen. Effectief kan zijn dat u vraagt naar wat de werknemer zou willen in dit stadium van zijn ziekte? Wat geeft hem energie en kunt u afspraken maken over de weken die in het verschiet liggen? U zult zich moeten inspannen om uw zieke werknemer bij de les te houden, anders verwatert het contact met zijn werkomgeving en kan hij zich verliezen in zijn rol als zieke.

Ongezonde arbeidsomstandigheden bij ziekteverzuim

Uiteraard is het effectief aanspreken van werknemers bij ziekteverzuim een belangrijke interventie om deze in de hand te houden, echter ziekteverzuim vindt zijn oorzaak vaak in ongezonde arbeidsomstandigheden. Ongezond werk is na roken en overgewicht de belangrijkste oorzaak in Nederland voor ziekte en verminderde kwaliteit van leven. Hier een aantal cijfers van de Nederlandse Arbeidsinspectie op een rij:

• 4000 werknemers overlijden elk jaar vroegtijdig;
• 200.000 gezonde levensjaren gaan jaarlijks verloren;
• 5% van alle ziekte heeft als oorzaak slechte arbeidsomstandigheden;
• ongeveer 50% van het totale aantal verzuimdagen is gerelateerd aan werk;
• ongeveer 13.000 werknemers per jaar raken arbeidsongeschikt;
• financiële schade wordt geschat op tussen de 10 en 20 miljard. 

Conclusie 

Het effectief aanspreken van werknemers bij ziekteverzuim vereist een doordachte aanpak gebaseerd op betrokkenheid, constructieve communicatie en proactief handelen. Door de nadruk te leggen op gezamenlijke doelen voor herstel en terugkeer naar werk en door actieve betrokkenheid van werknemers te stimuleren, bevordert u een positieve en productieve werkomgeving. Het opstellen van een Plan van Aanpak (PvA) volgens de Wet verbetering poortwachter (Wvp) biedt concrete richtlijnen en resultaatgerichte afspraken voor herstel. Daarnaast is het essentieel om kritisch te blijven kijken naar arbeidsomstandigheden om oorzaken van ziekteverzuim aan te pakken en het welzijn van werknemers te waarborgen.

Take aways

• Neem een proactieve houding aan bij het aanspreken van zieke werknemers en vermijd de schuldvraag. Focus op gezamenlijke doelen voor herstel en terugkeer naar werk.
• Communiceer positief en constructief met zieke werknemers. Erken de problemen en richt u op wat nog wel mogelijk is.
• Stimuleer de actieve betrokkenheid van werknemers bij het vinden van oplossingen voor hun herstel en re-integratie.
• Maak duidelijke afspraken gericht op resultaat en herstel in het Plan van Aanpak (PvA), zoals vereist door de Wet verbetering poortwachter (Wvp).
• Blijf kritisch kijken naar de arbeidsomstandigheden om oorzaken van ziekteverzuim aan te pakken en het welzijn van werknemers te verbeteren.